| 娄明义：对如何营造良好沟通氛围促进企业健康发展的思考 | |||
| 煤炭资讯网 | 2022/7/5 12:37:24论文、言论 | ||
人类社会沟通非常重要，人类的活动过程离不开互相沟通信息，可以说沟通是我们一生一世都在实践和探索的生存方式。企业由不同的人组成，在企业管理中沟通也一样至关重要，如果一个企业上下沟通不畅，信息不对等，上级的意图不能传达到每个职工，各层级的诉求反映不到企业高层管理者，企业就会成为一盘散沙，影响到正常生产经营，更不可能实现高质量发展。那么，沟通既然如此重要，企业管理过程中该如何进行沟通呢？ 一、目前一些企业中各层级间沟通的主要方式 （一）企业高层与下属的沟通 当前一些企业的董事长、总经理、财务总监等高层领导主要采取以下沟通方式向员工传达管理意图、发展思路及决策规划。 一是大型会议。为了传达重要、公开的精神或者布置较大的事项，就需要召开班组长、管理人员全体大会。这样传达面广、针对听众层次多，显得企业重视，听众也对会议内容重视。 二是职代会。讨论企业发展、改革改制或职工生活中的大事，职工代表在会议上有权维护自己的权益，站在职工立场上说话，充分发扬民主，在职代会上，企业负责人要一一解答职工代表提出的问题，同时也向职工说明了企业做出各项决策的必要性与重要性。 三是中层干部会。为了缩短时间、精简会议或者会议内容不宜公开的，没必要开全体会议的，常召开中层干部会布置工作、传达精神，中层干部领会后再回到各部门（车间）进行层层传达、落实会议精神。 四是各种专题会。实际工作中，虽然有健全的制度规定，但企业仍然有许多事项需要去进行部门间沟通协调，这样就需要召开调度会、经济分析会、资金平衡会等各种临时性会议，达成一致意见后，出具会议纪要，指导工作开展。 （二）中层干部与高层、基层的沟通 中层干部在企业起着承上启下的作用，沟通的顺利与否对企业的管理好坏起着极大的作用，中层干部对高层和基层沟通主要通过以下方式： 一是在企业举行的各种形式会议上发言，阐明自己的观点，向大家说明本部门所干事迹，以及本部门的困难和将来的计划等，让大家了解本部门的成绩。 二是请示报告，对需要上级领导协调帮助的事情，或者需要领导明确解决的事务，采取打申请报告的形式，请求领导明示。 三是召开本部门会议，传达公司会议精神，要求逐一落实，布置本单位的具体工作，要求切实执行。 四是定期召开民主生活会，了解职工的思想动向，解决职工遇到的各种问题。 （三）职工与上级的沟通 作为负责具体工作的普通职工，在企业里占比例较大，及时沟通可以有效解决工作中、生活中遇到的现实问题，目前主要有以下方式。 一是逐级反映。职工在企业管理、工艺操作、生活待遇方面遇到问题可以通过本单位逐级反映，以求解决。 二是向工会反映问题。工会是职工的家，是联系企业领导与职工的纽带，职工可以直接向工会反映问题，由工会汇总后通过会议或直接向企业领导汇报。 三是利用董事长接待日沟通。为了有效地解决企业的实际问题，一些企业设立了“董事长接待日”，专门接待来访职工、解决现实问题，职工可以将平时的问题记下来，在接待日直接向企业领导反映。 （四）注重非正式沟通 非正式沟通，是正式沟通渠道之外进行的信息传递与交流。例如企业中员工的私下交换意见，议论某人某事等。实际上，在一些企业中非正式的沟通占了很大的比重。非正式渠道传播的信息虽有许多不确切的成分，但也不乏有有价值的东西，有些甚至比正式渠道传递的信息更真实，更有效，因为它往往靠的是较为直接的渠道，没有经过过滤和曲解。 二、沟通中存在的问题及原因分析 （一）存在的问题 一是管理者对沟通重要性认识不足 管理者对于一些政策的下达，只是简单地要求执行，而不向下属分析原因，不注重反馈，下属没有机会表明他们对所接收信息的理解,导致员工在信息理解上出现偏差，或者执行任务的积极性不高，降低了沟通的有效性。 二是信息传递层次过多 企业的结构层次过多，信息传达速度较慢，在传达过程中，经过层层过滤，最后基层员工理解到的信息往往和上级传达的精神实质存在效大差距。 三是企业上行沟通渠道不完善 员工往往处于被动状态，首先是领导者不重视上行沟通，员工缺少上行沟通的渠道。其次，管理者与员工偶尔的交谈，也是由上级提出的，员工缺乏主动与上级的沟通的积极性。再者在下属给上级汇报工作时，为了避免在上级心中形成不良印象,隐瞒对自己不利的信息，趋向于报喜不报忧，而领导者会相信一些经过精心设计，不符合实际情况的信息，从而使信息失真，影响决策。 四是各部门之间缺乏沟通 企业的各部门之间缺少沟通，某些环节出问题时相互推托责任。个别业务部门不明确自己的生产活动应该与整个企业的生产计划协调一致，有的甚至不择手段地追求本部门的私利，不考虑企业的整体利益，更不愿意与其他业务部门进行合作。同时，企业中的横向沟通渠道往往被忽略，信息交流要经过的环节过多，办事效率低下。 五是企业会议沟通问题 企业每年要花大量的时间和经费用在会议上，会议频繁、冗长，流于形式，大部分会议都没有起到实际作用。尤其在制定决策时，参会者往往会跟随领导者的意思，随声附和，或者由于中国人固有的中庸思想，大部分人为了避免冲突， 往往不提出创新性的建议，会议起不到讨论问题的目的。 （二）原因分析 一是管理者和员工自身原因 首先是企业管理者缺乏民主意识，官僚作风还比较严重，把权力完全集中于自己手中，很少与组织成员进行沟通，更谈不上向组织成员征求决策意见。其次，部分企业管理者,尤其是中高层管理者还没有从根本上认识到沟通对于企业管理的重要性,也没有体会到沟通能力是作为管理者的最主要的能力,因而对沟通没有足够的重视,这是大部分沟通问题产生的根源。再次是因为管理者和员工都缺乏有效的沟通技巧，不善于传递和接收信息。 二是沟通渠道以及沟通方式的运用不当 首先，企业中的沟通往往没意识到沟通的双向性，下行沟通多，而上行沟通的渠道过少；倾向于采用纵向沟通，而忽略了横向沟通重要性；没有加强对创新性渠道的运用;不能积极健康地引导非正式沟通。其次，企业内部沟通还停留在指示、汇报和会议这些传统的沟通方式上,不能适应社会经济和科技的发展、企业成员的心理结构以及需求的层次变化,企业没有充分运用现代化的沟通工具，使沟通费时费力而又效率低下。 三是组织结构缺陷 企业中的组织结构层次大部分是直线型的，一旦组织规模扩大变得更为复杂，管理者就会发现自己没有足够的时间、技能和方法去进行管理沟通和提高管理效率。而且多层次庞杂繁冗的组织结构不仅影响信息传达的及时性,还造成信息在传递过程中的失真或流失，这给企业成员间的有效沟通制造了极大障碍,最终影响工作效率。 四是缺乏良好的沟通氛围 企业中往往制度严格，成员之间层级分明，管理者缺乏民主思想，使上下级之间沟通时处于不平等地位，员工的意见和需求往往难以得到重视。其次，由于传统儒家思想的影响,为了保持良好的人际关系或者表示对上级的尊重敬畏，企业中的员工不愿意反对他人意见，从而讨论达不到集思广益的效果。而且上下级间的交流习惯于婉转含蓄地表达自己的意图,这些意图需要花很大心思才能领悟,而在实践中,许多人不能领悟领导的意图或自己的意图被领导误解、忽视,导致产生挫折感。企业中这些不良的沟通氛围也造成了管理沟通的障碍。 三、提高企业各层级间沟通效果的对策和建议 （一）对管理者和员工进行沟通培训 提高管理者和员工的有效沟通能力是实施管理沟通的关键，首先要使他们从思想上充分认识沟通的重要性，树立管理者正确的沟通理念，把管理沟通放到重要的位置，同时要鼓励员工积极参与组织中的沟通。其次要提高他们的沟通技能，使他们善于倾听和表达，同时要注意非语言信息的表达，理解对方的真正意图,并给予反馈,使沟通更有效。 （二）改善组织结构 具有较少层次的扁平型组织结构是现代企业管理的发展趋势，它可以减少信息传递链、拓宽沟通渠道、避免信息因为传递链过长而失真，有利于信息的有效沟通。为了降低沟通成本，提高沟通效率，管理者要根据企业战略的实施进行组织结构调整，减少沟通层级，消除不必要的管理层,同时还应避免机构的重叠,增强沟通渠道,加强部门之间的联系,以加快信息的沟通速度,保证信息的准确和充分。 （三）改善沟通渠道 管理者要重视上行沟通，使管理者了解员工的需要,得到足够的信息为决策提供依据。重视沟通中的反馈环节,这有利于员工理解组织的要求,也能让管理者及时了解员工执行任务的情况,给予适时指导。提倡跨部门沟通（横向沟通），使各个部门对组织的发展目标达成共识，相互合作，共同实现组织的总体目标。对于越级报告和非正式沟通，要给予积极健康的引导，处理不好将会扰乱企业的管理秩序。然而，有效运用这些非正式的途径，能扩宽信息获取的渠道，使员工的心声得以表达，必将获得更真实有效地信息资源。 （四）运用有效的沟通方式 充分运用各种沟通工具与媒介,注重网络技术如用电子邮件、视频会议、网络传真、网络新闻发布会等在沟通中的应用，不仅可以降低沟通成本，更可以大幅度地提高沟通效率。尤其值得注意的是会议沟通，有时候会议是一件费时费力但效果不佳的活动，因此，会议不要搞形式主义，必须目标明确，控制好会议的时间。在会议中，很多时候与会人员会沉默不言或者服从权威人士的意见，出现表面一致的局面，这样的会议虽然气氛和谐，但是缺乏创造力，采取头脑风暴法、冥想法、菲德尔法等沟通模式可以避免这些情况的发生，使会议达到预期效果。 （五）建立良好的沟通氛围 应该在企业中营造一种开放的、学习的、合作的文化氛围，积极地与内部成员和外部社会进行坦诚沟通，有效运用各种信息资源。鼓励员工之间的相互交流，强化组织成员的团队协作意识，促进相互理解，改善人际关系。注重上下级之间的沟通，倾听并重视下属的意见，创造轻松的沟通环境，使员工和管理者能自由平等地沟通。适度地让员工参与决策，鼓励员工为企业的发展献计献策，使员工敢于沟通、乐于沟通。这些都能促进企业中良好沟通氛围的形成，增强管理沟通的有效性。
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