随着企业办公自动化程度的提高，电子文件已经成为我们日常工作中不可缺少的重要工具，如何完善企业电子文件的管理，是目前办公自动化条件下急需解决的一个问题。

一、企业电子文件存在的问题

　　1、电子文件保护意识薄弱。一般形成电子文件的部门和档案管理部门分属于不同部门，由此产生了一系列问题，如归档资料多数有纸质文件、没有电子文件的现象，工作人员不重视电子文件，从而导致电子文件大量流失。根本上说，这是由于相关制度不完善和工作人员普遍缺乏电子文件档案意识。

　　2、忽视电子文件草稿的保留。随着计算机的普及，多数单位只用电子计算机起草文件，而一旦打印出纸质正式文件，作为草稿的电子文件就会被忽视。电子文件就常常处于无人管理的状态，大多数电子文件，被新起草的文件或其他信息不断覆盖、清除。多数单位对电子文件未采取严格保管措施，甚至可以随意进行增加、删除、改动等操作。例如某部门要出台工作制度汇编，该部门以前做过这项工作，但现在就是找不到电子文件原稿，要修改只得重新开始。

　　3、电子文件归档程序不完善。多数单位产生电子文件时没有档案人员参与意见，或因档案人员缺乏相关知识无法参与意见，使得电子文件从生成到归档存在很多问题。电子文件管理不严密，存在被删改的可能；有的存储过于分散，未实现集中脱机保管。有的未考虑电子文件与纸质文件共同归档管理，对电子文件管理存在隐患，一旦计算机出现问题，可能造成电子文件被破坏，甚至全部丢失，因此，增强全员电子文件保护意识，成为当务之急。

　二、应对电子文件存在问题的措施

　　企业管理中形成的电子文件，具有重要参考价值。针对电子文件易删除、改动等特点，制定措施妥善保存电子文件，使电子文件和纸质档案一样得到科学保管和有效利用。

　　1、建立健全，归档制度。根据国家《电子文件归档和管理规范》，结合企业工作实际，制定电子文件归档和管理制度。其中重点包括电子文件归档范围、种类，以及归档时间。要注意将重大会议材料、年终考核材料纳入归档范围。有关人员也要形成定期归档和整理的习惯，从源头上确保电子文件的完整性，以更好地管理和利用好电子文件。

　　2、及时收集，维护安全。企业要重视对电子文件的及时收集和妥善保存，防止存有信息内容的载体在部门和个人手中发生丢失、损坏。收集要实行双套制（纸质一套，电子版一套），电子文件分类整理后进行脱机保存，以免计算机发生意外情况时造成电子文件丢失，危及电子文件的安全。

　　3、源头控制，全程管理。从电子文件形成的源头进行有效控制，是有效管理电子文件的基础，档案人员应了解和掌握电子文件的形成规律和形成过程，把收集工作贯穿于电子文件的整个过程，建立一套完整的管理体系，对电子文件从产生到保存的整个周期进行全程管理，以确保电子文件在整个生命周期受到严密控制。

　　档案部门在积极参与电子文件管理的同时，应和文件形成部门、技术部门等人员密切配合，增强他们的档案管理意识，共同推进电子文件标准化、规范化管理，从而实现企业档案信息资源共享。

本网通讯员：李红霞 单位：中煤六十三处

编 辑：西江月