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加强合同管理 维护企业利益 | |||
| 煤炭资讯网 | 2008-7-26 9:11:11 经验交流 | ||
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企业进入市场后靠什么规范交易行为？靠合同。重庆能投集团松藻煤电公司金鸡岩洗选厂走入市场后清醒地认识到了这一点。他们从依法管理合同，规范企业行为入手，大胆探索加强合同管理的新方法、新途径，经过多年的实践，合同管理工作基本形成了“突出预防为主，注重行为规范”的管理思想，建立起了“统一管理，归口办理，分级审查、审批，各负其责”的合同管理体系。卓有成效的合同管理工作，使得该厂近10年来签订合同300余份，合同金额上千万元，没有发生一起合同纠纷和因合同失误给企业造成经济损失。并多次在上级业务部门组织的合同业务竞赛中荣获一、二等奖。
一、加强组织领导，确保合同管理工作落到实处 企业进入市场后，对外经济交往日益增多，合同份数、金额逐年上升。如何加强合同管理就成了摆在该厂领导面前的一个重要课题。首先，加强合同管理组织建设。成立了由厂长任组长的合同管理领导小组，负责协调、处理合同管理中的有关事务；明确厂办公室为全厂合同管理部门并设立兼职合同管理员一名，负责全厂合同的管理、检查、指导、监督、考核等工作；实行了合同签订人资格认证制度和合同经办人制度。 加强合同制度建设，规范合同管理行为。合同的签约和履行是一种法律行为，规范其行为是企业步入市场，参与竞争，求得企业更大发展的基本要求，尤其是在市场经济还不完善的今天，规范其经营行为，对于维护企业的合法权益尤为重要，为此，该厂制定了《合同管理办法》、《工程建设监督检查管理办法》等一系列合同管理、工程建设管理制度，明确了合同管理工作中各部门、人员的工作职责及权限，以及有关合同签订的办事程序和办事规则，使该厂的合同管理工作基本做到了有章可循，规范操作。 加强监督检查，建立齐抓共管的合同管理约束机制。搞好合同管理光靠合同管理部门显然力不从心，这就需要建立齐抓共管的合同监督管理约束机制。该厂重点抓了合同的“八监督”：一是通过对合同的审查实施监督。所有签订合同的项目，合同管理部门、纪检监察部门、业务主管部门、财务部门，均必须按照各自的职责对合同内容进行审查监督；二是实行询价监督。该厂规定：各类物资、设备的采购，设备、加工件的修理，必须由对方以传真件形式报价或由厂派2人（含）以上人员现场询价，询价（报价）不得少于3家；三是实施招投标监督。凡招投标项目，必须严格执行公司的招投标管理办法，规范操作，纪检监察部门全程参与监督；四是通过参与效能监察实施监督管理。该厂每年都要列出计划对重大投资项目进行效能监察，其中合同的签订、履行被列为效能监察的重点，这对合同的合法、有效运行起到了监督作用；五是通过在合同中明确“合同一经签订，反对和禁止商业贿赂”条款进行廉政监督，一旦发生商业贿赂行为，永久取消对方的合同签订资格，对我方人员严肃查处；六是实行预算监督。凡工程项目金额在5万元以上的，报公司规划部审核；5万元以下的，由厂召开专业会议集体决定；对金额虽在5万元以下，但专业性非常强、涉及重大安全的预算，由厂委托公司规划部或有资质的预算员审核。七是实行合同验收付款监督。凡合同项目完成后付款前，必须由合同管理部门、业务主管部门、纪检监察部门、财务部门等相关人员现场按合同约定内容进行验收合格，并各自在合同验收付款通知单上签署明确意见后，财务方能付款；八是通过开展不定期的合同自查和公司组织的合同管理大检查、合同业务竞赛等实施监督管理。 二、严格程序控制，确保合同管理工作规范运行 一是严格合同签订前的审批程序。过去，该厂在合同的审查审批方面做得不够好，存在不按合同会签审查表所列次序审查合同和领导先审批再送相关业务部门审查的现象。为了落实合同审查、审批责任，该厂根据公司规定，结合实际，实行了分级归口办理，分级审查、审批制度，即公司投资的建设工程合同（不分金额大小），放权资金、自筹资金在3万元及以上的建设工程合同，扩能工程合同，技术合同，房地产买卖合同，物资买卖、加工承揽和其他金额在5万元及以上的合同，煤炭购销合同，物资抵抹金额3万元及以上的合同，由公司负责审查审批，除此外的其余合同由厂审查审批。但不论是报公司审查审批的合同，还是厂自己审查审批的合同，在正式签订合同前，均必须按照规定的审查审批程序办理，即每份合同都应附上合同会签审查表，由业务主管部门、纪检监察部门（只针对由厂投资进入生产成本，且不需上报公司审查、审批的合同）、财务部门、合同管理部门逐一提出审查意见并整改后，再报公司或厂行政主要领导审批后，方能正式签订合同。没有按程序进行审查、审批合同或审查、审批合同的部门负责人和领导以盖私章的形式代替签名的，合同管理部门不得加盖合同专用章。 二是严禁工程先开工，其他交易行为先履行，而后补办合同的行为。但因生产、安全急需和抢险救灾，需要先开工或先履行后补办合同审查审批手续的，必须事先按管理权限和程序向公司或厂合同管理部门报告，否则，合同管理部门不予审查补办合同。 三是严格预付款审批程序。该厂规定：签订合同原则上不支付预付款，因特殊原因确需支付的，必须经厂长和财务部长批准，但不得超过合同标的额的25%。 四是严格合同经办权限。该厂根据各职能部门的工作职责，明确了各职部门经办合同的授权范围，凡违规越权经办合同的，合同管理部门不予受理。 三、把住重要关口，努力维护企业合法权益 严把合同签约关。一是加强对对方的主体资格，资质资信、资金状况、履约能力等的全面了解和审查，对主体资格不合法，资质资信、资金状况、履约能力差，产品质量、价格等方面出现较大问题的，终止与其签订合同，为确保合同的有效签订奠定了基础。二是大力推行招投标办法。对金额较大的工程项目和物资采购，严格按公司规定实行招投标，一定程度上体现了工程的公开、公平、公正，有效防止了暗箱操作，维护了企业的利益。三是加大重大合同的审查力度。对这类合同，该厂高度重视，除自身进行严格审查外，还必须按规定的审批程序报公司相关部门进行审查，确保合同更加规范、完善。四是对金额较大的项目，尽可能采用示范合同文本，避免因合同主要条款不完备出现失误。 严把合同安全协议关。凡是涉及安全的工程建设、设备改造、安装等合同，合同经办部门都必须制定该项工程的安全协议，并经生产技术安全部、总工程师审查签字后，作为合同的附件一并送交合同管理部门审查，否则，不予签订合同。 严把合同履行结算关。该厂注意抓了二个方面的工作：一是注意合同履行结算中基础资料的收集、分析、归档。不仅收集好合同文本，还要及时收集合同履行中形成的中间材料，如合同变更书、附件、传真件等。这些既保证了合同的顺利履行，也保证了一旦发生合同纠份能够及时提供可靠的证据。二是加强合同履行结算中的验收和付款管理。该厂规定：对外经济交往金额在1万元以上的（药品、设备及钱、货两清但需使用后才能确认质量的交易行为不论金额大小均应签订书面合同），必须有书面合同。没有书面合同、未经相关部门及合同管理部门审查的合同，以及未按规定履行“合同验收付款通知单”手续的，财务部门不得付款。同时，有质量保证期的设备采购、工程建设等项目，要留取一定比例的质保金。质保期内无质量问题，财务部门方能支付。 四、重视基础工作，不断提高合同管理水平 重视合同资料的管理。建立了合同登记台账，对每份审查的合同及时登记，记录审查过程中提出的修改意见；建立了合同报表制度，每季度对合同的签订、履行、金额等进行统计上报；建立了合同资料归档制度，每年对当年形成的合同文本及附件、合同管理制度、合同报表台账、合同纠纷处理等资料及时整理归档，为以后查阅使用提供方便。同时，在合同基础管理中推行了计算机管理。 重视合同法律知识培训，提高合同管理水平。一是坚持每年选送人员参加公司组织的合同签订资格培训和法律事务培训；二是选送人员随同公司法律部人员前往中国政法大学学习合同管理知识和重庆市经委组织的法律顾问培训，并对集团公司内的天府矿业公司和南桐矿业公司的合同管理工作进行了学习考察；三是通过公司内部的合同业务竞赛，学习兄弟单位的合同管理先进经验；四是合同管理部门对厂合同经办人，采取以会代训的形式，组织学习《合同法》、公司和厂的《合同管理办法》、规定等。同时，通过对每份合同的实际修改，以例施教，提高合同经办人的业务水平。坚持不懈的学习培训，使该厂合同管理人员和经办人员的合同法律意识不断增强，业务水平进一步提高，从而保证了合同的签订质量，较好地维护了企业的合法权益。
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